Dalam Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 4 Tahun 2020 tentang tentang Jabatan Fungsional Perencana disebutkan bahwa tugas fungsional perencana ahli pertama adalah a. Mengidentifikasi permasalahan; b. Merumuskan permasalahan; c. Inventarisasi dan identifikasi data sekunder; d. Inventarisasi dan identifikasi data primer; e. Mengolah data dan informasi; f. Mengefektifkan pelaksanaan pengumpulan data; g. Menganalisis data dan informasi; h. Menyajikan data dan informasi; i. Melakukan persiapan pengendalian pelaksanaan rencana; j. Melakukan persiapan evaluasi rencana pembangunan tahunan; dan k. Mengolah data dan infromasi dalam rangka evaluasi rencana pembangunan tahunan.

Adapun permasalahan yang ada antara lain:

1. Belum adanya tools untuk rekap dokumen;
2. Belum ada metode input otomatis;
3. Metode pengumpulan kurang terorganisir; dan
4. Kurangnya koordinasi dengan senior.

Inovasi ini dibuat berdasarkan identifikasi beberapa isu-isu yang ditemukan dalam melaksanakan tugas sebagai Perencana di Bappeda. Berdasarkan pengalaman penulis selama bekerja di bidang Perencanaan, Evaluasi, dan Informasi Pembangunan Daerah, terdapat isu yang menjadi perhatian, yaitu belum optimalnya pengolahan dokumen di bidang PEIPD. Setiap Perangkat Daerah perlu mengisi formulir online yang berisi usulan program dan anggaran beserta rincian sub kegiatannya. Karenanya, dibutuhkan sebuah tools yang dapat menjadi sarana input nota dinas dengan item-item yang dirancang untuk bisa memasukkan semua usulan program yang diajukan oleh setiap Perangkat Daerah. Pengisian formulir online ini bertujuan supaya usulan program yang diajukan oleh OPD dapat langsung terekap di folder dan spreadsheet rekapan disamping pengiriman nota dinas dalam bentuk fisik. Sehingga sebagai gagasan pemecahan isu tersebut dilakukan optimalisasi pengolahan nota dinas dan berita acara menggunakan online tools di Bidang PEIPD Bappeda Kabupaten Temanggung.

Adapun inovasi ini mempunyai unsur kebaharuan dan keunggulan diantaranya tersedianya suatu online tools yaitu Google Form yang digunakan sebagai media input Berita Acara dan Nota Dinas dan ada suatu praktik langsung penggunaan Google Form yang sudah dikonversi ke dalam bentuk bit.ly untuk menginput data dari Berita Acara hasil desk dan Nota Dinas yang masuk ke bidang khususnya di bidang Perencananaan, Evaluasi, dan Informasi Pembangunan Daerah di Bappeda Kab. Temanggung.

Metode pembaharuan yang dilakukan untuk mengetahui kondisi sebelum dan sesudah adanya inovasi sebagaimana berikut: 

1. Kondisi sebelum yaitu:

• Belum adanya perencanaan yang matang untuk melaksanakan program penggunaan Google Form.

• Belum adanya online tools untuk membantu merekap Berita Acara dan Nota Dinas di bidang PEIPD.

• Belum adanya materi yang dapat digunakan sebagai media untuk membantu sosialisasi penggunaan Google Form oleh perencana.

• Belum adanya sosialisasi untuk penggunaan Google Form sebagai media input Berita Acara dan Nota Dinas yang dilakukan oleh pegawai di Bappeda.

• Belum adanya evaluasi terhadap pelaksanaan kegiatan sosialisasi yang dilakukan oleh perencana.

2. Kondisi sesudah yaitu:

• Sudah ada perencanaan yang matang dari anggota staf khususnya di bidang PEIPD dalam melaksanakan program penggunaan Google Form.

• Sudah ada online tools untuk membantu merekap Berita Acara dan Nota Dinas yaitu Google Form yang dikonversi ke dalam bit.ly.

• Sudah ada materi yang dapat digunakan oleh perencana sebagai bahan untuk melaksanakan sosialisasi penggunaan Google Form.

• Sudah ada sosialisasi penggunaan Google Form sebagai media input Berita Acara dan Nota Dinas yang dilakukannoleh perencana sebagai penyusun program.

• Sudah ada evaluasi terhadap pelaksanaan sosialisasi yang dilakukan oleh perencana pada akhir masa aktualisasi dan habituasi.

Tahapan inovasi yang dilakukan antara lain (1) membuat rencana pelaksanaan sosialisasi penggunaan Google Form oleh perencana, (2) membuat tools berbentuk bit.ly yang dapat merekap hasil desk dan nota dinas secara otomatis, (3) menyusun materi sosialisasi penggunaan Google Form untuk input data, (4) melaksanakan sosialisasi Penggunaan Google Form oleh perencana kepada Tim Bappeda, dan (5) menyusun evaluasi pelaksanaan sosialisasi penggunaan Google Form untuk input Berita Acara dan Nota Dinas.

Inovasi ini bertujuan supaya usulan program yang diajukan oleh OPD dapat langsung terekap di folder dan spreadsheet rekapan disamping pengiriman nota dinas dalam bentuk fisik.

Manfaat dengan adanya inovasi ini adalah sebagai berikut:

• Membudayakan pemanfaatan teknologi untuk meningkatkan kualitas pekerjaan;
• Memunculkan kesadaran kepada pegawai internal Bappeda untuk memperhatikan detail setiap dokumen; dan
• Melatih kemampuan digital pegawai internal Bappeda sehingga dapat mewujudkan Smart ASN.