Pusat Kesehatan Masyarakat yang disebut Puskesmas adalah fasilitas pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan upaya kesehatan masyarakat dan upaya kesehatan perseorangan tingkat pertama, dengan lebih mengutamakan upaya promotif dan preventif di wilayah kerjanya. Puskesmas Banjarsari merupakan puskesmas non rawat inap di Kabupaten Temanggung yang terletak di desa Banjarsari, Kecamatan Ngadirejo. Dalam menjalankan upaya kesehatan Puskesmas Banjarsari mengacu pada 5 peraturan Kesehatan, yaitu:

1. Bab II Undang-undang Nomor 36 Tahun 2009 Tentang Kesehatan;
2. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 44 Tahun 2016 Tentang Pedoman Manajemen Puskesmas;
3. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 43 Tahun 2019 Tentang Pusat Kesehatan Masyarakat;
4. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 4 Tahun 2019 Tentang Standar Pelayanan Minimal;
5. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 31 Tahun 2019 Tentang Sistem Informasi Puskesmas.

Dalam Peraturan Bupati Temanggung Nomor 44 Tahun 2021 tentang Tugas dan Fungsi Puskesmas Kabupaten Temanggung adalah Puskesmas mempunyai tugas melaksanakan sebagian kegiatan teknis operasional Dinas di bidang pelayanan kesehatan masyarakat.

Berdasarkan hasil identifikasi permasalahan terkait layanan kesehatan di Puskesmas Banjarsari ditemukan sejumlah permasalahan, antara lain :

1. Kurang disiplinya petugas dalam pengembalian dokumen rekam medis;
2. Ketidaktepatan pengisian identitas pasien pada dokumen rekam medis;
3. Kurang optimalnya penggunaan tracer rekam medis di Puskesmas Banjarsari;
4. Ketidaktepatan penggunaan Kode ICDX untuk diagnose penyakit;
5. Dokumen rekam medis pasien ganda.

Dari kelima permasalahan di atas, yang menjadi prioritas penyelesaian adalah permasalahan kurang optimalnya penggunaan tracer rekam medis di Puskesmas Banjarsari. Tracer (Out guide) yang digunakan sebagai alat kontrol keluarnya dokumen rekam medis di dalam sistem penyimpanan terlebih pada kegiatan retrieval (peminjaman-pengambilan kembali) dokumen rekam medis sangatlah penting. Sudah ada tracer di Puskesmas Banjarsari tetapi belum ada slip peminjaman dokumen rekam medis hal ini dapat mengakibatkan terjadinya misfile/salah letak bahkan hilangnya dokumen rekam medis karena tidak diketahui keberadaanya. Dalam rangka menyelesaikan permasalahan tersebut, maka dibuat inovasi Optimalisasi Penggunaan Tracer (Out Guide) di UPTD Puskesmas Banjarsari Kabupaten Temanggung.

Adapun inovasi ini mempunyai unsur kebaharuan dan keunggulan yaitu penyediaan slip peminjaman dokumen rekam medis dan SOP yang dapat meningkatkan pengelolaan dan tertib administrasi di Puskesmas Banjarsari.

Pada inovasi ini dilaksanakan 6 (enam) kegiatan yang terdiri dari:

1. Membuat rencana pelaksanaan kegiatan pelacakan dokumen rekam medis di Puskesmas Banjarsari;
2. Menyempurnakan Tracer (Out Guide);
3. Membuat slip peminjaman dokumen rekam medis;
4. Membuat SOP tentang penggunaan Tracer (Out Guide);
5. Melaksanakan sosialisasi penggunaan Tracer (Out Guide);
6. Melakukan evaluasi dan monitoring penggunaan Tracer (Out Guide).

Tujuan inovasi ini adalah untuk mengoptimalkan penggunaan tracer dan tersedianya slip peminjaman dokumen rekam medis, sehingga retrieval dokumen rekam medis dapat terkontrol.

Manfaat yang diperoleh dari adanya inovasi ini, yaitu :

1. Bagi petugas, yaitu menambah pengetahuan petugas tentang pentingnya penggunaan tracer rekam medis, selain itu memudahkan dalam pengembalian juga meminimalkan terjadinya missfile dan dokumen yang hilang.
2. Bagi instansi, yaitu dapat meningkatkan citra instansi dengan inovasi yang diciptakan.

Hasil atau output dari kegiatan inovasi ini sebagai berikut:

1. Tersusunya rencana pelaksanaan kegiatan pelacakan dokumen rekam medis;
2. Tersedianya Tracer rekam medis yang telah disempurnakan;
3. Tecetaknya slip peminjaman rekam medis;
4. Tersedianya SOP penggunaan tracer rekam medik;
5. Meningkatnya pemahaman petugas tentang penggunaan Tracer (Out Guide);
6. Laporan kegiatan monitoring evaluasi penggunaan Tracer (Out Guide).