Sebagaimana diatur dalam Peraturan Bupati Temanggung Nomor 15 Tahun 2022 tentang Tugas dan Fungsi Dinas Kesehatan Kabupaten Temanggung dijelaskan bahwa Puskesmas Tepusen yang merupakan bagian dari Dinas Kesehatan Kabupaten Temanggung mempunyai tugas membantu Bupati dalam melaksanakan urusan pemerintahan bidang kesehatan yang menjadi kewenangan Daerah dan tugas pembantuan yang ditugaskan kepada Daerah. Berdasarkan Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 55 Tahun 2003 tentang Penyelenggaraan Pekerjaan Rekam Medis tugas pokok petugas rekam medis adalah melakukan pelayanan rekam medis dan informasi Kesehatan. Rincian kegiatan pelayanan rekam medis meiputi (1) Melaksanakan kegiatan pelayanan pasien dalam manajemen dasar rekam medis dan informasi Kesehatan, (2) Melaksanakan evaluasi isi rekam medis, (3) Melaksanakan system klasifikasi klinis dan kodefikasi penyakit yang berkaitan dengan Kesehatan dan tindakan medis sesuai terminology medis yang benar, dan lain-lain.

Adapun permasalahan yang ada antara lain (a) Belum optimalnya penggunaan tracer (out guide) di bagian filling rekam medis, (b) Masih terdapat beberapa pengunjung yang tidak membawa kartu berobat atau KIB, (c) Ketidaklengkapan pengisian formulir dokumen rekam medis oleh tenaga kesehatan, (d) Kurang optimalnya penerapan jadwal retensi, dan (e) Pengembalian rekam medis kurang dari 1x24 jam.

Inovasi ini dibuat berdasarkan identifikasi beberapa isu-isu yang ditemukan dalam melaksanakan tugas sebagai Perekam Medis di Puskesmas Tepusen. Identifikasi isu-isu yang diangkat berasal dari individu, unit kerja, maupun organisasi. Berdasarkan pengalaman penulis selama bekerja di Puskesmas Kedu, terdapat isu yang menjadi perhatian, yaitu Belum Optimalnya Penggunaan Tracer (out guide) di bagian filling Dokumen Rekam Medis.

Penggunaan tracer di Puskesmas Tepusen saat ini masih belum berjalan, masih ada dokumen rekam medis yang dipinjam pihak lain tanpa menggunakan tracer di bagian filling dan mengakibatkan salah letak dokumen rekam medis (misfile). Berdasarkan hasil pengamatan di Puskesmas Tepusen belum optimalnya penggunaan tracer (out guide) di bagian filling rekam medis yaitu karena petugas tidak menggunakan tracer sebagai pengganti dokumen rekam medis yang dipinjam pihak lain di bagian filling rekam medis.

Adapun inovasi ini mempunyai unsur kebaharuan dan keunggulan diantaranya (a) Adanya susunan rencana penggunaan tracer (out guide), (b) Tersedianya desain tracer yang sudah jadi, (c) Menghasilkan SOP tentang penggunaan tracer rekam medis, (d) Menghasilkan pemahaman terhadap penggunaan tracer sesuai SOP oleh petugas, dan (e) Peningkatan peran petugas dalam mengurangi terjadinya misfile atau salah letak dokumen rekam medis.

Metode pembaharuan yang dilakukan untuk mengetahui kondisi sebelum dan sesudah adanya inovasi sebagaimana berikut:

1. Kondisi sebelum yaitu (a) Belum mengetahui rencana kegiatan penyusunan penggunaan tracer (out guide), (b) Belum ada redesai tracer yang sesuai dengan standart, (c) Belum ada SOP tentang penggunaan tracer rekam medis, (d) Belum ada pemahaman petugas terhadap penggunaan tracer sesuai dengan SOP, (e) Belum terlaksananya penggunaan tracer sesuai dengan SOP dan mengakibatkan terjadinya misefile dokumen rekam, dan (f) Belum ada laporan kegiatan medis.
2. Kondisi sesudah yaitu (a) Sudah mengetahui tentang rencana kegiatan penyusunan penggunaan tracer (out guide), (b) Tersedia desain tracer yang sudah jadi sesuai dengan standart dan mencetak tracer yang baru, (c) Tersedia SOP tentang penggunaan tracer rekam medis, (d) Adanya pemahaman petugas terhadap penggunaan tracer sesuai dengan SOP, (e) Terlaksananya penggunaan tracer sesuai dengan SOP dan peningkatan peran petugas mengurangi terjadinya misfile dokumen rekam medis, dan (f) Adanya hasil laporan kegiatan.

Tahapan inovasi yang dilakukan antara lain (1) Menyusun rencana kegiatan penyusunan penggunaan tracer (outguide), (2) Membuat redesain tracer dan mencetak, (3) Mengusulkan SOP tentang penggunaan tracer rekam medis, (4) Melakukan bimbingan dan pendampingan petugas pendaftaran dan rekam medis tentang penggunaan tracer sesuai dengan SOP, dan (5) Melaksanakan penggunaan tracer sesuai SOP.

Tujuan

1. Menambah pengetahuan, keterampilan dan pengalaman dalam mengamalkan nilai-nilai dasar Ber-AKHLAK terhadap pelaksanaan tugas dan fungsi petugas administrator kesehatan di Puskesmas Tepusen Kabupaten Temanggung.
2. Menghasilkan output berupa mendapatkan pelayanan yang prima di Puskesmas Tepusen Kabupaten Temanggung.
3. Kegiatan ini memiliki output berupa SOP penggunaan tracer dalam mengurangi terjadinya misfile atau salah letak dokumen rekam medis.
4. Meningkatkan mutu dan pelayanan.

Manfaat

1. Bagi penulis, yaitu menambah pengetahuan, keterampilan dan pengalaman dalam mengamalkan nilai-nilai dasar Ber-AKHLAK terhadap pelaksanaan tugas dan fungsi petugas administrator kesehatan di Puskesmas Tepusen Kabupaten Temanggung.
2. Bagi masyarakat, yaitu menghasilkan output berupa mendapatkan pelayanan yang prima di Puskesmas Tepusen Kabupaten Temanggung.
3. Bagi rekan kerja, yaitu kegiatan ini memiliki output berupa SOP penggunaan tracer dalam mengurangi terjadinya misfile atau salah letak dokumen rekam medis.
4. Bagi instansi, yaitu meningkatkan mutu dan pelayanan.

Hasil Inovasi

1. Menyusun rencana kegiatan penyusunan penggunaan tracer (out guide) dengan capaian adanya rencana penggunaan tracer (out guide).
2. Membuat redesain tracer dan mencetak dengan capaian tersedianya desain tracer yang sudah jadi.
3. Mengusulkan SOP tentang penggunaan tracer rekam medis dengan capaian menghasilkan SOP tentang penggunaan tracer rekam medis.
4. Melakukan bimbingan dan pendampingan penggunaan tracer sesuai dengan SOP dengan capaian menghasilkan pemahaman terhadapa penggunaan tracer sesuai dengan SOP oleh petugas.
5. Melaksanakan penggunaan tracer sesuai SOP dengan capaian peningkatan peran petugas dalam mengurangi terjadinya misfile atau salah letak dokumen rekam medis.
6. Melakukan monitoring dan evaluasi dengan capaian terlaksananya atau terselesainya penggunaan tracer sesuai dengan SOP.