Pengurusan Surat dalam daur hidup arsip (life cycle of archives) merupakan salah satu kegiatan dalam tahap penggunaan dan pemeliharaan (use and maintenance). Pengertian pengurusan surat adalah kegiatan menerima & mendistribusikan surat masuk dan keluar, serta menyalurkan atau mengarahkan surat dari unit kerja satu ke unit kerja lain. Pengurusan surat ditujukan agar distribusi informasi cepat, tepat, dan aman. Pengurusan surat mempunyai fungsi ::

1.      Menjaga keamanan informasi

2.      Membuat pengaliran surat secara efektif dan efisien

3.      Menjamin surat dapat dialirkan dengan cepat, tepat dan aman

4.      Menjamin adanya pengendalian sejak surat diproses sampai dengan didistribusikan

5.      Memelihara kelancaran informasi

Sedangkan garis besar kegiatan pengurusan surat meliputi: pengurusan surat masuk, pengurusan surat keluar dan pengurusan surat intern

Dalam pengurusan surat ada 2 asas pengorganisasian, yaitu : asas sentralisasi (terpusat) dan asas desentralisasi (terpencar).  Azas sentralisasi  adalah seluruh kegiatan    pengurusan surat (masuk & keluar) dilakukan oleh satu unit organisasi. Azas desentralisasi adalah kegiatan pengurusan dan pengendalian surat (masuk & keluar) dilaksanakan masing-masing unit organisasi

Untuk menentukan Azas Sentralisasi atau Desentralisasi ada hal-hal yang mempengaruhi yaitu :

1.      Besar kecilnya rentang tugas organisasi

2.      Kompleksitas tugas dan fungsi organisasi

3.      Lokasi gedung kantor (satu atap atau berpencar)

4.      Volume surat

5.      Jumlah pegawai atau tenaga yang mengelola

Perencanaan prosedur pengurusan surat adalah :

1.      Perlu penggolongan jenis surat sesuai bobot informasinya (perlu ke pimpinan tertinggi/ tidak)

2.      Pencatatan surat tergantung pada informasi yang dikandung

3.      Pencatatan surat masuk secara sentralisasi/ desentralisasi tergantung dari kondisi dan informasinya

4.      Surat keluar perlu diperhatikan penggunaan sampul dan kelengkapan lain sesuai standar tata persuratan, stempel & legalisasi.

Menurut sifatnya, Surat Dinas dapat dikategorikan menjadi :

Surat  Rahasia dengan kriteria :

1.       Surat yang isi informasinya  membutuhkan tingkat pengamanan  tinggi

2.      Hanya boleh diketahui oleh pejabat yang berwenang  atau yang ditunjuk.

Surat Penting dengan kriteria :

1.      Apabila surat hilang/terlambat akan berakibat kesulitan bagi instansi yang bersangkutan, dan tidak dpt diganti surat tembusan atau surat lain.

2.      Memiliki proses tindak lanjut yang harus segera dilaksanakan

3.      Informasi yang terkandung dalam surat tidak terdapat di surat lain, sehingga informasinya perlu diketahui unit pengolah dan pimpinan.

Surat Biasa memiliki kriteria :

1.      Apabila surat terlambat tidak akan berakibat kesulitan bagi instansi yang bersangkutan.

2.      Surat tersebut tidak memerlukan proses tindak lanjut.

3.      Informasi yang terkandung dalam surat ada di surat lain.

Prosedur pengurusan surat masuk dan pengiriman surat keluar adalah :

Prosedur pengurusan surat masuk meliputi :

1.      Menerima surat masuk

2.      Mensortir surat masuk

3.      Menetapkan dan menentukan arah surat

4.      Menggolong-golongkan surat atas dasar sifatnya

5.      Mencatat surat dalam rangka mengendalikan informasinya

6.      Menyampaikan surat kepada unit pengolah

Prosedur pengiriman surat keluar meliputi:

1.      Melakukan pengetikan  net konsep surat keluar

2.      Memintakan pengesahan surat keluar kepada Pimpinan

3.      Memintakan penomoran dan cap dinas surat keluar kepada petugas pengendali di Unit Kearsipan

4.      Menyerahkan surat keluar kepada petugas pengendali di Unit Kearsipan untuk dikendalikan dan dikirim

5.      Pada Unit Pengolah menerima pertinggal surat keluar,  Kartu Kendali Surat Keluar (KKSK) merah dan Kartu Kendali(KK) kuning diparaf serta disimpan di Unit Kearsipan

Sarana pengurusan surat terdiri dari :

•         Kartu Kendali (KKSM DAN KKSK)

•         Lembar Pengantar (Surat Biasa/Rahasia)

•         Lembar Disposisi

•         Kartu Tunjuk Silang

•         Buku Ekspedisi

•         Kotak Kartu Kendali

•         Kotak Lembar Disposisi (Tickler File)

Kartu Kendali : digunakan untuk pencatatan surat-surat penting. Keuntungan penggunaan kartu kendali adalah :

-          Pemberkasan tidak tergantung buku agenda

-          Mudah ditata karena bentuknya kecil

-          Mengurangi pencatatan yang berulang-ulang

-          Mudah untuk menelusuri lokasi penyimpanan surat

-          Berfungsi sebagai pengganti arsip

Lembar Pengantar digunakan untuk pencatatan surat-surat yang sifatnya biasa dan rahasia